März 2020

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So wie viele von Euch, verbringe ich die letzten Tage zu Hause

und keiner von uns weiß, wie lange dies noch notwendig sein

wird. Natürlich könnte ich jetzt meine „gewonnene“ Zeit damit

verbringen, auf den vielen Kanälen nachzulesen, was bis jetzt

passiert ist und was vielleicht noch alles passieren könnte oder

wir nutzen die Zeit, um Ordnung zu machen. Ordnung in uns

selbst, Ordnung in unseren Gedanken, Ordnung in unserem

Umfeld und vielleicht Ordnung auch in unserer Büroorganisation.

 

Oft höre ich von meinen Kunden, dass sie keine Zeit haben um

Papiere zu schlichten, Buchhaltung zu sortieren oder eben Ordnung

in den Firmen- und Büroalltag zu bringen.

 

Darum habe ich heute für euch ein paar Tipps,

was wir gerade JETZT gut erledigen können:

 

1. Sortieren der Buchhaltungsunterlagen

Einerseits haben wir jetzt Zeit, um die einzelnen Belege zusammenzutragen, um die Buchhaltung 2019 gut abzuschließen, aber auch die Belege von 2020 bereits in einem Ordner abzulegen, nachdem man die Ordnerstruktur vorbereitet hat.

Andererseits ist jetzt ein guter Zeitpunkt, Buchhaltungsunterlagen die älter als 7 Jahre – sprich 2012 und älter sind, zu vernichten.

 

2. Den Desktop wiederfinden - Aufräumen der Ordnerstruktur 

Ich lege auch oft Dokumente einfach schnell am Desktop ab und vergesse diese dann in den richtigen Ordner zu verschieben. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um sich seine Ordnerstruktur näher anzusehen und Dokumente abzulegen und auszumisten. Und der ein oder andere von uns wird ein Hintergrundbild am Desktop (wieder)entdecken, welches wir schon lange nicht mehr gesehen haben. Vielleicht wäre es auch an der Zeit, dieses Bild gegen ein neues auszutauschen, ein Bild, welches eine persönliche Bedeutung hat oder uns motiviert und positiv stimmt wie zB ein Spruch, ein Sonnenuntergang, eine Frühlingswiese, ein Erinnerungsfoto aus dem letzten Urlaub……

 

3. Meinen Schreibtisch neu entdecken

Nachdem wir uns nun Gedanken über unsere Ordnerstruktur am PC gemacht haben, wird es uns auch leicht fallen, diese im Büroregal oder Schrank umzusetzen.

Dazu folgende Tipps von der Bürofeuerwehr:

• Eine gutleserliche und aussagekräftige Beschriftung am Ordnerrücken, erspart späteres suchen. Man sollte wissen, was in dem Ordner ist, ohne ihn in die Hand zu nehmen.

• Verschiedene Themen farblich zu sortieren macht nicht nur das Büro schöner, sondern auch die Orientierung leichter.

• Das Verwenden von Trennblättern spart Zeit und Nerven.

 

Wenn wir nun alle Unterlagen von unserem Schreibtisch aussortiert und abgelegt haben, werden sicherlich noch aktuelle Projekte und Erledigungen zum Vorschein kommen, die entweder sofort erledigt werden können oder zB in einem Ablagefach oder einem Pultordner auf ihre Erledigung warten. 

 

Und nun, wo der Schreibtisch leer geräumt ist, können wir auch gleich das Staubtuch holen und alles blitzt und glänzt. Nun sollte auf dem Schreibtisch nur mehr das sein, was dort wirklich notwendig ist ;-)

 

4. E-Mail-Posteingang sortieren

Ich kenne Unternehmen, die mehrere hundert Emails in ihrem Posteingang haben.

Dass man hier leicht ein wichtiges E-Mail übersieht oder vergisst, liegt irgendwie auf der Hand. Jetzt haben wir vielleicht die Zeit und Ruhe, die E-Mails durchzusehen, unwichtige oder erledigte zu löschen, Unterordner anzulegen, für E-Mails, die wir noch aufheben möchten und vielleicht taucht auch noch etwas auf, was zu erledigen ist. Am Ende sollten im Posteingang nur mehr E-Mails sein, die noch zu erledigen sind.

 

5. To do Liste schreiben

Bei all den oben angeführten Punkten kann es sein, dass unerledigte Dinge oder Ideen auftauchen, die wir in nächster Zeit erledigen wollen. Dabei kann eine To do Liste – egal ob diese handschriftlich auf einem Blatt Papier oder am PC geschrieben wird – helfen, um nichts aus den Augen zu verlieren.

 

Tipps von Ulrike Sabathy -

Fachkraft für Arbeitssicherheit und Stressprävention

 

Viele von uns arbeiten jetzt im Home-Office. Diese Art zu Arbeiten hat viele Vor- und Nachteile. Damit wir in dieser Zeit besonders auch auf unsere Gesundheit achten, anbei ein paar Tipps: 

 

Ergonomische Gestaltung:

• Licht: Blickrichtung zum Monitor parallel zum Fenster. Keine störenden Reflexionen am Bildschirm (zB durch Fenster oder Leuchten). Monitor - Blickrichtung nicht in Richtung eines Fensters oder einer Lichtquelle. Der Kontrast zum unmittelbaren Umfeld des Monitors gering halten.

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• Abstand Auge – Monitor: 50 – 75 cm. Strecken Sie aus aufrechter Sitzposition die flache Hand nach vorne. Wenn die Hand ausgestreckt auf den Bildschirm gelegt werden kann, passt die Entfernung.

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• Handgelenke sollen flach aufliegen. Bei Bedarf Handballenauflage verwenden. Hände nicht freischwebend halten und nicht von unten nach oben knicken (Überstrecken). Tipp: Vorübergehend kann man auch ein zusammengerolltes Handtuch verwenden.

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• Stuhlhöhe: Unterarme rechtwinkelig abbiegen und eben auf die Tischplatte auflegen. Unterschenkel rechtwinkelig zum Oberschenkel abbiegen.

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• Füße stehen vollflächig am Fußboden. Ist es nicht möglich diese Einrichtung mit Tisch bzw. Stuhl zu erreichen, die Füße auf ein Stockerl stellen. 

 

Mehr Details findet Ihr im Merkblatt der AUVA: M 026 (auf Anfrage gerne per E-Mail)

 

Psychische Belastung bei Home-Office:

Es gibt hier Faktoren, welche sehr individuell als eher positiv oder eher negativ empfunden werden. Mein Rat ist es, achtsam zu sein und von Anfang an bewusst zu reflektieren, was sich als förderlich oder eher belastend anfühlt.

Hier dazu einige Punkte welche man beobachten kann:

 

• Freie Pausenregelung und freie bzw. freiere Arbeitszeitregelung gibt grundsätzlich Freiheit, die sich gut anfühlt. Jedoch kann es gerade zu Hause zu zusätzlichen Unterbrechungen kommen: Waschmaschine mal schnell ausgeräumt oder einem Familienmitglied etwas in der Küche gerichtet, die Post holen gehen, nur mal kurz einen unwichtigen privaten Anruf getätigt,….hier bitte achtsam sein! 

 

• Pausen – auch kurze Unterbrechungen  - sind wichtig für mentale Erholung, also um die Stresslinie zu unterbrechen. Natürlich muss man sich dann aber wieder neu in das Arbeitsfeld eindenken – dies braucht zusätzlich Kraft. Idealerweise sind diese Unterbrechungen/Kurzpausen, wenn Sie gerade eine Aufgabe abgeschlossen haben. Sie müssen sich dann nicht mehr in das selbe Thema eindenken und haben zusätzlich die Möglichkeit, mental die alte Aufgabe abzuschließen und mit neuer Energie etwas Neues zu starten. So bringen Sie auch Struktur in den Tag.

 

• Freizeit – Arbeitszeit: Es ist förderlich, sich ganz klar an Zeiten zu halten. So weiß der Körper von vornherein von wann bis wann er in der Konzentration bleiben muss.  Gleichzeitig soll er auch ganz klar das Signal bekommen „Jetzt ist Freizeit“.
  Tipp: Räumen Sie speziell am Nachmittag, wenn Sie ihre Arbeit beendet haben, die Arbeit beiseite, räumen Sie den Schreibtisch leer. Vor allem, wenn Ihr Arbeitsplatz in Ihrem Wohnraum in dem Sie sich nun erholen möchten, integriert ist.
  So tapsen Sie auch nicht so leicht in die Falle, in der Freizeit noch die „gute“ Idee zu haben „Ach ja, - die Email kann ich ja noch schnell schreiben“ und „nur das eine Schriftstück mach ich noch, dann freue ich mich morgen wenn es fertig ist“ und dabei Ihre Freizeit zu unterbrechen. Dieses hin – und herschalten kostet Kraft und vermindert erheblich die Qualität Ihrer Erholzeit.
  Es kann natürlich leichter geschehen, dass Ideen, Gedanken zur Arbeit kommen, wenn man die Arbeit neben sich hat. Legen Sie daher einen Notizzettel mit Stift bereit wo Geistesblitze zur Arbeit rasch notiert werden können, um sie dann rasch wieder zu vergessen. So braucht man nicht gedanklich in der Endlosschleife zu bleiben „Das darf ich morgen ja nicht vergessen“.

 

• Soziale Kontakte zu KollegInnen: Abhängig von Ihrer Tätigkeit haben Sie nun möglicherweise weniger oder kaum Kontakt zu Ihren KollegInnen. Der Austausch ist aber wichtig. Bleiben Sie mit KollegInnen in Kontakt. Mit einem kurzen „Hallo“, fragen Sie wie es geht und tauschen Sie sich aus. Während der Arbeitszeit bitte 😉. In der Erholzeit die Arbeit mental wieder aufleben zu lassen, ist nicht förderlich.

 

• Klare Grenzen ziehen: Wenn es möglich ist, ziehen Sie nicht nur zeitlich sondern auch räumlich klare Grenzen zwischen Arbeit und Erholzeit.😉. Ist kein eigener Raum vorhanden, so räumen Sie Abends die Firmensachen weg oder zu Seite, sodass Sie „im Vorbeigehen“ nicht immer an die Arbeit erinnert werden. Dies geschieht nämlich auch gerne unbewusst.

 

Ich wünsche Euch viel Erfolg in der Umsetzung in Eurem Home-Office und bleibt gesund!

 

Alles Liebe eure Bürofeuerwehr Christina